NOR : MENH0800531C
RLR : 615-0
CIRCULAIRE N°2008-087 DU 3-7-2008
MEN
DGRH C1-2

L’article 1-2 du décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions applicables aux agents non titulaires prévoit la création par arrêté du ministre intéressé de commissions consultatives paritaires (CCP) compétentes pour les agents non titulaires de l’État et de ses établissements publics administratifs.
Un arrêté du 7 mars 2008 a créé deux commissions au sein du ministère de l’éducation nationale, l’une compétente à l’égard des agents non titulaires exerçant des fonctions d’enseignement, d’éducation et d’orientation, l’autre compétente à l’égard des agents exerçant des fonctions de surveillance et d’accompagnement des élèves. Ces commissions sont instituées auprès de chaque recteur et du vice-recteur de Mayotte. Elles sont présidées par le recteur ou le vice-recteur de Mayotte qui, en cas d’empêchement, désigne un autre représentant de l’administration membre de la commission pour le remplacer.
La présente circulaire a pour objet de préciser les dispositions de cet arrêté s’agissant de son champ d’application, de la procédure électorale, des attributions et du fonctionnement des commissions concernées.

I - Le champ d’application

Les agents concernés sont les agents non titulaires de l’État et de ses établissements publics à caractère administratif auxquels sont applicables les dispositions du décret du 17 janvier 1986.
Par conséquent, n’entrent pas dans le champ d’application de ces CCP :
- les vacataires au sens strict : le Conseil d’État les définit comme des agents recrutés pour une tâche précise ne répondant pas à un besoin permanent de l’administration. Les agents vacataires temporaires de l’enseignement secondaire ne relèvent pas de cette catégorie (cf. ci-dessous) ;
- les agents relevant de contrats de droit privé, notamment les contrats aidés ;
- les personnels contractuels recrutés par les GIP, notamment ceux relevant du décret n° 2001-757 du 28 août 2001 pour les GIP-FCIP ;
- les agents relevant de l’enseignement privé.
En revanche, les agents non titulaires des GRETA, des CFA, ainsi que ceux relevant de la Mission générale d’insertion, recrutés sur la base des dispositions des décrets n° 81-535 du 12 mai 1981 et
n° 93-412 du 19 mars 1993, entrent dans le champ d’application des CCP.
Les catégories d’agents non titulaires devant être représentées au sein des commissions instituées par l’arrêté du 7 mars 2008 sont les suivantes :
- Commission des personnels enseignants, d’éducation et d’orientation : les maîtres auxiliaires
décret n° 62-379 du 3 avril 1962, les professeurs contractuels décret n° 81-535 du 12 mai 1981, les enseignants contractuels exerçant en formation continue décret n° 93-412 du 19 mars 1993, les professeurs associés des EPLE décret n° 2007-322 du 8 mars 2007, les conseillers d’orientation intérimaires, les conseillers principaux d’éducation contractuels, les assistants de langue vivante (étrangers et recrutés locaux), les intervenants pour l’enseignement des langues vivantes à l’école primaire, les instituteurs suppléants (ou auxiliaires) et les agents vacataires temporaires de l’enseignement secondaire décret n° 89-497 du 12 juillet 1989.
- Commission des personnels de surveillance et d’accompagnement des élèves : les assistants d’éducation décret n° 2003-484 du 6 juin 2003), les maîtres d’internat (décret du 11 mai 1937) et les surveillants d’externat (décret du 27 octobre 1938).
En ce qui concerne les assistants d’éducation, ils relèvent de cette commission quelles que soient leurs fonctions (surveillance, assistant pédagogique, auxiliaire de vie scolaire AVS-i/ AVS-co, aide à l’utilisation des nouvelles technologies, participation à toute activité éducative, sportive, artistique ou culturelle, participation à l’aide aux devoirs et aux leçons), quelle que soit leur affectation, et quelle que soit l’autorité de recrutement (inspecteur d’académie ou chef d’établissement).
Les agents relevant d’une des catégories mentionnées ci-dessus mais exerçant leurs fonctions dans les domaines administratif, technique, social et de santé relèvent des commissions consultatives paritaires instituées par l’arrêté du 7 mars 2008 instituant des commissions consultatives paritaires compétentes à l’égard de certains agents non titulaires. Il en sera ainsi, par exemple, d’un maître auxiliaire qui exercerait exclusivement des tâches administratives.
Le fait de disposer d’un contrat à durée déterminée ou d’un contrat à durée indéterminée est sans incidence, de même que la quotité de travail prévue dans le contrat. Ainsi, un agent recruté pour un temps incomplet entre dans le champ de la commission au même titre qu’un agent recruté pour un temps complet.

II - La procédure électorale

A. Les conditions pour être électeur
Les conditions pour être électeur sont précisées à l’article 8 de l’arrêté du 7 mars 2008. Ces conditions permettent à une grande majorité d’agents non titulaires d’être électeur, tout en facilitant l’établissement des listes électorales en évitant que des agents non titulaires recrutés pour de très courtes périodes soient électeurs.
Cet article prévoit que sont électeurs au titre d’une commission consultative paritaire déterminée les agents appartenant à la catégorie amenée à être représentée et remplissant les conditions suivantes :
- justifier d’un contrat d’une durée au moins égale à six mois : le contrat en cours au jour du scrutin doit avoir été conclu pour une durée au moins égale à six mois ; n’est pas prise en compte l’ancienneté dont pourrait justifier l’agent par des contrats conclus par le passé et arrivés à échéance ;
- être en résidence dans le ressort de la commission ;
- être en fonctions depuis au moins un mois à la date du scrutin ;
- être, à la date du scrutin, en activité, en congé rémunéré, en congé parental ou en congé non rémunéré prévu par l’article 21 du décret n° 86-83 du 17 janvier 1986. A contrario, ne peuvent pas être électeurs, par exemple, les agents bénéficiant au jour du scrutin d’un congé pour élever un enfant de moins de huit ans ou d’un congé pour convenances personnelles.
Pour déterminer si un agent à temps incomplet remplit les conditions d’ancienneté nécessaires pour être électeur, il n’y a pas lieu de proratiser la durée du contrat en fonction de la quotité de service.
Par ailleurs, les agents non titulaires mis à disposition d’une autre administration ou d’un autre organisme en application des dispositions de l’article 33-1 du décret du 17 janvier 1986 sont électeurs à la commission placée auprès de leur employeur d’origine. Au contraire, ceux qui, au jour du scrutin, bénéficient d’un congé de mobilité en application des dispositions de l’article 33-2 du même décret ne sont pas électeurs à la commission placée auprès de leur employeur d’origine.
B. Le vote sur sigle
Le mode de scrutin retenu est un scrutin sur sigle à un tour à la proportionnelle avec attribution des sièges restants à la plus forte moyenne. Cela signifie que le candidat à l’élection est l’organisation syndicale elle-même. Il n’y a pas de liste avec des candidats personnes physiques.
À l’issue de l’élection, chaque siège est attribué à une organisation syndicale et non à un individu. C’est l’organisation qui désigne ensuite la personne qui occupera effectivement le siège qu’elle a obtenu. L’article 19 de l’arrêté du 7 mars 2008 prévoit que les organisations syndicales élues disposent d’un délai de 15 jours pour procéder à cette désignation. Seules peuvent être désignées des personnes remplissant les conditions prévues à l’article 19 précité, que ce soit lors de l’installation initiale de la commission ou au moment du rempla cement d’un représentant du personnel se trouvant dans l’impossibilité d’exercer son mandat.
La même procédure est utilisée en cas de remplacement d’un représentant du personnel en cours de mandat. Les risques d’impossibilité de remplacer un représentant sont donc beaucoup moins importants que dans le cas d’un scrutin de liste.
Il s’agit d’un scrutin à un tour. Il n’y a pas d’exigence de quorum et toutes les organisations syndicales peuvent se présenter sans condition de représentativité.
En revanche, le scrutin étant réservé aux syndicats, il convient de rappeler que seules sont valablement déposées les candidatures présentées dans le respect des règles en vigueur relatives à la qualité d’organisation syndicale.
De ce fait, les candidatures ne peuvent être régulièrement déposées par des organisations n’ayant pas le caractère syndical, c’est-à-dire par des organisations qui ne répondraient pas aux conditions fixées par le code du travail (associations, collectifs d’agents non titulaires, par exemple).
Lors du dépôt des candidatures, il est délivré un récépissé à chaque délégué de liste. Le délégué de liste peut ne pas être électeur à la CCP. Ce récépissé ne peut en aucun cas être considéré comme valant reconnaissance de la recevabilité de la candidature déposée.
L’article 13 de l’arrêté du 7 mars 2008 prévoit deux modalités de vote possibles :
- le vote à l’urne dans les lieux du travail et pendant les heures de service ;
- le vote par correspondance selon les modalités de l’arrêté du 23 août 1984 relatif aux modalités de vote par correspondance en vue de l’élection des représentants du personnel aux commissions administratives paritaires et aux commissions consultatives paritaires compétentes à l’égard des personnels relevant du ministère de l’éducation nationale.
La décision de procéder à un vote à l’urne et/ou par correspondance appartient à l’autorité auprès de laquelle est placée la commission (recteur ou vice-recteur).

III - Les attributions

Les attributions des CCP sont précisées à l’article 21 de l’arrêté du 7 mars 2008 qui reprend les dispositions de l’article 1-2 du décret du 17 janvier 1986.
A. Deux séries d’attributions doivent être distinguées :
- des questions sur lesquelles la CCP est systématiquement consultée. Il s’agit des décisions individuelles relatives aux licenciements intervenant postérieurement à la période d’essai et aux sanctions disciplinaires autres que l’avertissement et le blâme ;
- des questions sur lesquelles la CCP est consultée sur l’initiative de son président (recteur ou vice-recteur) ou de la moitié au moins des représentants du personnel. Il s’agit de toute question d’ordre individuel relative à la situation professionnelle des agents non titulaires entrant dans le champ de la commission. Elle peut, par exemple, être consultée sur les refus d’accorder un congé ou un temps partiel. Cette liste n’est pas exhaustive : toutes les questions sont envisageables dès lors qu’il s’agit de questions individuelles.
B. Cas particulier de la procédure disciplinaire
L’article 43-1 du décret du 17 janvier 1986 établit le principe de la responsabilité disciplinaire des agents non titulaires. L’article 43-2 du même décret prévoit l’échelle des sanctions applicables. Il s’agit de :
1) l’avertissement ;
2) le blâme ;
3) l’exclusion temporaire de fonctions avec retenue de traitement pour une durée maximale de six mois pour les agents recrutés pour une durée déterminée et d’un an pour les agents sous contrat à durée indéterminée ;
4) le licenciement, sans préavis ni indemnité de licenciement.
Quelle que soit la sanction envisagée, l’agent a droit à la communication de l’intégralité de son dossier individuel et de tous documents annexes. Il a également le droit de se faire assister du défenseur de son choix. L’administration doit informer l’intéressé de son droit à communication du dossier.
S’agissant des deux sanctions les plus graves, l’exclusion temporaire de fonctions et le licenciement, la CCP doit obligatoirement être consultée avant le prononcé de la sanction. Les personnels représentés respectivement au sein de chaque commission étant de même niveau de catégorie, les commissions siègent en formation plénière en matière disciplinaire.

IV - Fonctionnement des commissions

A. Règlement intérieur
L’article 23 de l’arrêté du 7 mars 2008 prévoit que chaque commission doit élaborer son règlement intérieur d’après un règlement intérieur type. Vous trouverez ce règlement intérieur type en annexe à la présente circulaire.
B. Secrétariat
Le secrétariat de chaque commission est assuré par un représentant de l’administration qui peut ne pas être membre de la commission. Dans le cas où le secrétaire n’est pas membre de la commission, il ne peut pas participer aux délibérations.
Qu’il soit ou non membre de la commission, le secrétaire est tenu à la plus grande discrétion professionnelle.
La désignation d’un secrétaire adjoint parmi les représentants du personnel est obligatoire. Cette désignation doit être effectuée conformément à la proposition émise par la majorité des représentants du personnel ayant voix délibérative. Le secrétaire adjoint peut être désigné parmi les représentants titulaires ou les représentants suppléants.
C. Présence d’experts et de suppléants
Un membre suppléant d’une CCP ne dispose d’une voix délibérative que s’il siège en remplacement d’un représentant titulaire défaillant.
Les représentants suppléants tant de l’administration que du personnel sont “banalisés” et non rattachés à des représentants titulaires déterminés. Par conséquent, chaque représentant suppléant de l’administration a vocation à remplacer n’importe lequel des représentants titulaires de l’administration qui se trouve empêché de prendre part au vote. Le même principe vaut pour les représentants du personnel.
Lorsqu’il n’est pas convoqué par l’administration pour remplacer un membre titulaire défaillant, tout membre suppléant a la possibilité, s’il le souhaite, d’assister aux séances de la commission, mais sans pouvoir prendre part aux débats et aux votes.
L’administration de même que les représentants du personnel peuvent demander l’audition d’un ou de plusieurs experts sur un point de l’ordre du jour. C’est au président de la commission qu’il appartient de décider la suite à donner à une telle demande. Tout expert convoqué par le président de la commission ne peut assister qu’à la partie des débats, à l’exclusion du vote, relative aux questions pour lesquelles sa présence a été demandée.
D. Facilités accordées aux membres des commissions
Toutes facilités doivent être accordées par l’administration aux commissions pour leur permettre de remplir leurs attributions.
Tous les documents nécessaires à l’accomplissement de leur mission doivent être communiqués aux membres des commissions au moins huit jours avant la date de la réunion. Certaines de ces pièces et certains de ces documents peuvent avoir un caractère nominatif, sans que cela soit contraire à la législation. En effet, le principe de non communication des documents nominatifs ne fait pas obstacle à la communication aux membres de la commission de toutes les pièces et de tous les documents à caractère nominatif dont la connaissance est nécessaire à l’exercice de leur mission.
Par contre, les membres d’une commission consultative paritaire manqueraient à une obligation légale s’ils rendaient publics les pièces et les documents à caractère nominatif qui sont ainsi portés à leur connaissance par l’administration. En effet, les membres d’une commission sont soumis à une obligation de discrétion professionnelle pour “tous les faits et documents dont ils ont eu connaissance en cette qualité” (article 29 de l’arrêté du 7 mars 2008).
Afin de leur permettre de participer aux réunions de la commission consultative paritaire, une autorisation spéciale d’absence est accordée, sur simple présentation de leur convocation, aux représentants titulaires du personnel et aux représentants suppléants du personnel appelés à remplacer des titulaires défaillants ainsi qu’aux experts convoqués par le président. La durée de cette autorisation comprend :
- la durée prévisible de la réunion ;
- les délais de route ;
- un temps égal à la durée prévisible de la réunion qui est destiné à la préparation et au compte rendu, dans le respect de l’obligation de discrétion professionnelle, des travaux de la commission. Ce temps ne saurait toutefois être inférieur à une demi-journée, ni excéder deux journées.
Les représentants suppléants du personnel qui souhaitent assister à cette réunion sans avoir voix délibérative et sans pouvoir prendre part aux débats ont également droit à une autorisation spéciale d’absence calculée selon les modalités définies ci-dessus.
Les membres des commissions consultatives paritaires convoqués pour assister avec voix délibérative aux travaux de ces commissions sont indemnisés de leurs frais de déplacement et de séjour dans les conditions fixées par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État. Il en va de même pour les experts convoqués par le président.